Trois changements à effectuer lorsqu’on va retourner au bureau

Depuis maintenant plusieurs semaines, si nos activités le permettent, nous travaillons à 100% depuis notre salon (parfois aussi dans la cuisine comme je l’observe lors de certaines conférences). Cette solution nous permet de réduire les risques d’attraper le coronavirus, cependant, en passant des heures en vidéo-conférence, on n’échappe pas à un autre effet, la « Zoom fatigue ». Problème auquel des chercheurs de Stanford ont identifié les causes et proposent des moyens simples pour améliorer notre quotidien : arrêter de se regarder (effet miroir), éviter d’observer les participants en gros plan, éteindre parfois la vidéo et écouter sans regarder l’écran.

Cette situation extrême est temporaire et on se réjouit de pouvoir revenir au bureau…parfois.

Certaines entreprises ont décidé d’adapter leur règlement pour proposer une flexibilité complète. C’est le cas de Spotify qui vient d’annoncer le concept « Work from Anywhere » : chaque employé peut décider de travailler tout le temps à la maison, venir tous les jours au bureau ou faire un mixte des deux.

Mais comment décider ? Et surtout, comment faut-il adapter notre manière de travailler si l’on souhaite rester plus souvent chez soi ? Voici trois pistes de réflexion.

Venir au bureau pour l’effet « pause-café »

A la fin de certaines réunions virtuelles, on se retrouve seul devant son écran, frustré, car les problèmes abordés n’ont pas été réglés. En présentiel, l’après-réunion est souvent indispensable. C’est à ce moment, autour d’un café, que les problématiques sont résolues. Une manière de trouver un équilibre entre réunion physique et virtuelle est peut-être de se poser la question de savoir si l’après-réunion est aussi important que la réunion elle-même.

Les bonnes idées apparaissent souvent lors d’échanges informels, au détour d’une conversation de couloir ou en prenant le temps d’aller boire un café avec un collègue. Adapter son agenda les jours où on va au bureau pour s’assurer d’avoir des plages disponibles pour des discussions informelles me semble encore plus important à l’avenir.

Réduire la complexité des activités quotidiennes

Dans un article récent, Howard Yu professeur à l’IMD décrit la caractéristique commune des entreprises qui « aiment le télétravail » :  elles sont dans une recherche constante de réduction de la complexité de leur opération. C’est une condition nécessaire pour pouvoir augmenter durablement son taux de télétravail.

De nombreuses réunions ont lieu pour informer les autres départements de ces activités courantes. Automatiser l’échange d’information et augmenter la transparence sur les projets en cours sont des moyens de réduire les tâches de coordination.

Un exemple : chez swisstopo, la plupart des projets intègrent des développements informatiques. La planification et la priorisation de ces projets s’effectuent maintenant au travers d’un système de gestion de projet accessible à tous. Les utilisateurs documentent directement leurs besoins et un tableau de bord permet de connaître les décisions prises et la date de mise en œuvre.  Cela évite les longues séances de planification trimestrielle, facilite une gestion en continu et permet de réagir plus rapidement aux changements.

Un autre aspect est la création d’interfaces qui permettent de fournir les prestations internes ou externes en mode « self-service ». Swisstopo a par exemple lancé « mySwissMap » pour créer sa carte personnalisée.  Plus besoin d’emporter plusieurs cartes pour partir en randonnée, on commande une carte sur mesure qui contient la zone où l’on souhaite se promener. Pour éviter de rendre le processus complexe, un tel service personnalisé est accessible en ligne. L’utilisateur effectue lui-même la sélection de la zone, le choix du type de carte et fournit l’image de couverture. Le résultat lui est ensuite livré par la poste quelques jours après. Cette nouvelle offre « self-service » doit évidemment s’imbriquer dans le processus de production de cartes standards.

Poursuivre les bonnes pratiques mises en place ces derniers mois

La pandémie nous a permis de développer de nouvelles formes de collaboration qu’il me semble intéressant de conserver. Parmi ces pratiques, de nombreuses entreprises ont incité leurs employés à effectuer des réunions à l’extérieur en marchant. Chez swisstopo, cette mesure a évidemment été accompagnée par la mise en place de cartes qui proposent des parcours en fonction du temps de réunion : une marche de 15 minutes, de 30 minutes et pour ceux qui ont de nombreux sujets à discuter, un parcours de 1h30. Lorsqu’on est en télétravail, on a plutôt tendance à limiter nos déplacements (certes, nous allons régulièrement vers le frigo, mais la distance est plutôt faible même si on y va 10x dans la journée). Sortir faire ces réunions en extérieur permet ainsi de combiner le temps de travail avec un peu d’exercice physique.

Et vous, quels sont les changements que vous avez effectués ces derniers mois dans votre façon de travailler et que vous allez continuer à faire lorsqu’un retour au bureau sera possible ?

Raphael Rollier

Raphael Rollier

Raphael Rollier est passionné par l’utilisation des technologies digitales pour améliorer la qualité de vie et permettre une croissance économique durable. Après avoir mis en œuvre un outil «Smart Data» destiné à l'amélioration du trafic routier, Raphael a rejoint swisstopo pour explorer et développer des innovations en lien avec les géodonnées. L'écosystème de start-up actives dans la valorisation des données peut aussi compter sur son soutien.

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