7 pistes pour optimiser (et retrouver) son temps

Combien de fois se dit-on qu’il faudrait plus de 24 heures dans la journée pour venir à bout de la liste de choses à faire? Et celle du lendemain s’allonge, comme si une 25ème heure allait surgir par magie. La question ne se pose pas les week-ends dont l’objectif déclaré est de ne rien faire!

Le télétravail nous a permis de grapiller le temps des trajets. Et voici qu’en 2022, le temps semble vouloir rattraper sa course, dans un élan collectif qui bouscule ce qui est planifié. Janvier et février engloutis, nous voici déjà en mars.

Où donc passe le temps ? Avons-nous procrastiné? Prévu trop de choses? L’intérêt n’est pas tant de se fustiger que de comprendre quels leviers sont à notre portée. En l’absence de recette universelle, voici des pistes non exhaustives qui aident mes clients:

  • Prendre son élan, avant de se lancer bille en tête dans sa journée. Revalider par exemple les éléments de notre liste par urgence et importance. Etre au clair quant aux objectifs à atteindre, et au besoin les préciser. Et, pour les perfectionnistes, définir le niveau de détail satisfaisant.
  • A quel point y a-t-il le feu ? Avant de sortir les grands moyens, quelle est l’urgence ou l’importance de la situation? Quelle est la partie qui nous incombe ? Et celle qui pourrait être déléguée?
  • Distinguer les leviers d’action: notre productivité est-elle contrariée par des éléments intrinsèques, extrinsèques, ou les deux à la fois? On peut être (intrinsèquement) productif et se heurter à une informatique défaillante ou des demandes imprécises et qui changent intempestivement (causes extrinsèques). Les leviers seront différents si nous nous laissons interrompre par des emails entrants, des appels, des messages personnels, des activités sans rapport, n’osons pas dire non, ou s’il est question de notre motivation…
  • Travailler par séquences : ce recours permet de canaliser les distractions. Il favorise la concentration pendant un temps fixe, suivi d’une pause définie, idéale pour contrôler ses messages, se restaurer, bouger, avant de repartir pour une séquence de travail.
  • Procéder par lots de tâches : technique intéressante pour tous ceux qui sautent d’une tâche à l’autre, perdant au passage du temps et de l’énergie à se reconcentrer. Elle consiste à grouper les tâches par activités plutôt que par dossiers. Ainsi, si nous traitons les dossiers A, B, C qui comprennent différentes tâches (par exemple réunions à planifier et rapports à écrire), il s’agit de prendre connaissance des éléments utiles pour procéder ensuite par tâches (par exemple planification puis rédaction) plutôt que par dossiers.
  • Gérer son agenda c’est aussi bloquer des plages de travail avec la même importance que s’il s’agissait d’un rendez-vous. Sans oublier d’inclure du temps pour absorber les imprévus.
  • Choisir son heure : et s’il s’agissait davantage de gérer son énergie plutôt que son temps ? Connaître ses performances permet de tirer profit des pics pour tout ce qui demande plus d’énergie, ce que nous reportons. Le plus agréable pourra se faire dans les autres moments de la journée. Savoir maîtriser son effet « turbo » permet de produire des étincelles alors que vivre pied au plancher use la mécanique.

Optimiser son temps procure plus de satisfaction pour soi, profite à notre entourage comme à notre travail. Je peux me tromper mais… à l’heure où la semaine de quatre jours est examinée sous l’angle de la productivité, réjouissons-nous que celle-ci concerne autant celle de l’entreprise que celle de chaque collaborateur.

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Réseauter est bien plus que solliciter: 4 idées de fin d’année

Nombre de clients me parlent de leurs scrupules à solliciter leur réseau tout au long de l’année. Or réseauter est bien plus que solliciter: c’est interagir, proposer, échanger, féliciter, remercier, le faire de manière authentique et avec une certaine régularité. Les Fêtes offrent des occasions à la portée de chacun, pour prendre soin de nos relations.

  • Soirée d’entreprise : petits ou grands rassemblements permettent de s’intéresser au parcours d’une personne, de se découvrir un intérêt commun. On peut réseauter de manière transversale (à travers les services) voire verticale, en approchant différents niveaux hiérarchiques. Et si votre soirée n’a pas eu lieu, tout n’est pas perdu !
  • Vœux de fin d’année : pourquoi ne pas dresser une courte liste de personnes à qui faire vos vœux de vive voix, plutôt que par un message écrit standard? Le temps étant précieux, il importe de bien sélectionner, de choisir le bon timing pour l’interlocuteur, et d’avoir un message bref et sincère. Dans une période portée sur le virtuel, la touche humaine sort de l’ordinaire.
  • Remerciements : cultiver son réseau interne et externe, c’est aussi exprimer sa reconnaissance. Quel/le est ce/cette collègue, ce/cette proche, qui vous a consacré du temps? Cette relation professionnelle, ce/cette prestataire qui, en faisant bien plus que son travail, vous a rendu service? C’est le moment de lui rappeler notre appréciation. Voire de proposer une réciprocité.
  • Entre amis il y a fort à parier que chacun évoquera son année écoulée, ses projets à venir. S’y intéresser alimente la relation, nous apprend de nouvelles choses, donne des idées. Que direz-vous lorsqu’on vous interrogera sur 2021 et vos projets pour 2022? Suivant les circonstances personnelles, il peut être utile de réfléchir au message que vous souhaitez transmettre, afin qu’il invite à un échange constructif.

En matière de réseautage, je me donne du courage grâce à la phrase de Sénèque: “Ce n’est pas parce que les choses sont difficiles que nous n’osons pas. C’est parce que nous n’osons pas qu’elles sont difficiles.”

Pratiquer le réseautage avec réciprocité et authenticité: une bonne résolution pour 2022 ?

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Carrière : 5 clefs pour parler de soi quand on n’est pas au top

Parler de soi est un acte assez spontané dans des circonstances ordinaires. Qu’il s’agisse de partager des nouvelles, de rire et de nous lamenter, l’échange avec autrui est fluide. Tout se complique lorsque notre carrière nous interroge. C’est particulièrement le cas quand on perd son travail ou que le changement de carrière entrepris n’a pas encore abouti. Que son projet d’entreprise stagne ou que la retraite nous cueille insuffisamment préparés. Ou quand, après avoir mis sa carrière entre parenthèses, on ne sait par quel bout la poursuivre.

Dans ces différentes transitions professionnelles nombre de mes clients évoquent leur malaise face à certaines questions. Que cela soit à une soirée («que faites-vous dans la vie?»), entre deux portes («que deviens-tu?») ou en entretien de travail («parlez-nous de vous»), et voilà que la réponse n’est jamais pleinement satisfaisante. Comment se montrer engageant, concis, convaincant et pertinent quand on doute? Repenser la manière dont nous parlons de nous contribue à renouer avec la confiance en soi, en faisant de ces questions des opportunités positives.

Repenser notre réponse varie selon la personne qui nous interroge et son intention. Rien ne nous oblige, en effet, à nous raconter. Il est donc utile d’avoir en réserve une réponse succincte comme parade. Un classique consiste à répliquer à la question par une autre, qui lancera l’interlocuteur dans un développement. Quant à repenser notre présentation, voici:

5 clefs pour parler de soi quand on n’est pas au top de sa carrière:

  • Démarrez au présent par votre positionnement actuel et futur : je suis spécialiste en, expert/e en, je veux, je cherche, mon projet consiste à …
  • Réservez le passé pour plus tard. Comment vous êtes devenu/e ce que vous êtes servira à renforcer votre crédibilité ultérieurement. Et gare aux envolées nostalgiques : mettez l’accent sur les projets actuels et d’avenir.
  • Songez au fil conducteur qui relie les différentes étapes de votre parcours. L’identifier met en valeur le cheminement, vos motivations, votre personnalité.
  • Partez de votre interlocuteur/trice: écoutez et observez. Comment adapter votre propos pour le rendre encore plus pertinent, l’illustrer? Les histoires doivent intéresser celui qui les écoute. Misez sur la concision et restez connecté/e aux signaux émis par votre interlocuteur.
  • Exercez-vous: votre récit gagnera en conviction à mesure que vous vous l’appropriez. Votre confiance en vous également.

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Le télétravail peut-il nuire aux carrières féminines ?

En un an de télétravail, bon an mal an, chacun a aménagé sa place de travail à domicile et adopté de nouvelles routines.

A mesure que le monde « d’avant » s’estompe, comment sera celui « d’après » pandémie? Y aura-t-il des solutions « à la carte », des formules hybrides? Et si le choix nous est donné, qui, dans le couple, retournera au bureau?

Gare, avant de décider! Selon une récente étude française de Boston Consulting Group*, l’affaire ne se résume pas à de simples considérations pratiques (parfois tentantes), mais bien à l’impact du télétravail sur les carrières féminines.

Les auteurs soulignent en particulier la difficulté à effectuer leur travail : les femmes sont 1,3 fois moins nombreuses que les messieurs, à disposer d’un espace de travail dédié à la maison. Elles sont donc 1,5 fois plus susceptibles d’être interrompues, avec le risque accru d’erreurs, de distractions et la difficulté à se (re-)concentrer. Le télétravail offre, certes, un supplément de flexibilité dans l’organisation du temps. En revanche, il sollicite toute notre autodiscipline pour savoir où débutent et finissent le travail et le repos, et pour limiter le cumul des tâches professionnelles et privées, à l’origine de la charge mentale.

Autre aspect, à considérer : développer sa carrière c’est davantage qu’avoir bien fait son travail. Cela passe aussi par une bonne visibilité et audibilité. A quel point les femmes ont-elles pris la parole en visioconférence l’année écoulée ? 29% de moins que les hommes. Les raisons sont multiples mais en termes de carrière, en prendre conscience permet d’agir en conséquence.

Enfin, l’étude indique que le télétravail génère un sentiment d’isolement, 6% plus marqué chez les femmes. Fortes de ce constat, ont-elles cultivé leur réseau virtuel et réel? Certainement! Mais 13% de moins que les messieurs. S’agissant de gérer sa visibilité et son audibilité, développer son réseau (réel et virtuel) est une étape clef, dont les techniques s’apprivoisent.

Pour faire face aux défis des nouveaux modes de travail, l’étude préconise une prise de conscience forte à tous niveaux, et l’adoption de mesures d’accompagnement qui ont fait leurs preuves, comme le coaching, pour éviter les décrochages professionnels en particulier ceux des femmes.

Photo: Pixabay/Anrita

*Echantillon de 2002 femmes et hommes travaillant dans des bureaux, tous secteurs et types d’entreprises confondus.

L’art de remettre au lendemain

Connaissez-vous la procrastination consciente ? C’est l’art de remettre au lendemain, en toute conscience, et un acte de liberté dans un monde qui nous presse de construire carrière et famille, vite, vite, entre 25 et 40 ans, avant de basculer dans le « grand âge ». C’est le propos que la philosophe et psychanalyste Hélène L’Heuillet développe dans « Eloge du retard » (Albin Michel).

Une idée séduisante où l’on décide consciemment de remettre une obligation à plus tard, au profit d’un moment pour soi, à savourer pleinement. Car le grand malentendu consiste à penser que le procrastinateur (ou la procrastinatrice) se résume à un être désorganisé, paresseux, voire dépourvu de volonté. D’où le faible succès des injonctions qui lui sont faites de « se secouer », « se remuer », « se dépêcher » sinon…

Pour Fuschia Sirois, professeur de psychologie à l’Université de Sheffield, procrastiner n’est pas éviter une tâche mais éviter les émotions négatives qui y sont associées telles que manque de confiance en soi, sentiment d’incompétence, peur d’échouer… Au classement des tâches les plus procrastinées, outre celles qui ne nous intéressent pas, figurent celles qui sont mal définies, mal attribuées, ambiguës, impliquent un saut dans l’inconnu.

Vu sous cet angle, nous sommes tous des procrastinateurs en puissance. Savoir s’autoréguler consisterait alors à être conscients de notre manœuvre d’évitement de la tâche, à définir ce qu’elle évoque, avant de la décomposer en étapes (gérables) aboutissant au résultat.

Procrastiner ne rime donc pas automatiquement avec lambiner. A la fin d’une bonne journée de procrastination, un procrastinateur zélé peut avoir réorganisé ses dossiers ou ses armoires par codes couleurs, et ce, à la perfection. Comme «LA» tâche n’aura pas avancé d’un pouce pour autant, le zélé sera, au choix, frustré, coupable, stressé, irritable, saturé de grignotage, etc. Et bien décidé à se lever une heure plus tôt le lendemain!

Je peux me tromper mais quand je me surprends à ranger frénétiquement , je “m’autorégule” en observant en quoi cela contribue à LA tâche qui m’attend. Et parfois, le rangement sert à trier mes idées, canaliser le stress, dompter la peur. Tout l‘art de la procrastination consciente consiste alors à savoir en sortir au bon moment.

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Les oreilles du leader

Télétravailler nous contraint plus que jamais à prendre la parole de manière organisée pour éviter que les visioconférences ne tournent à la cacophonie. Cela veut dire tendre l’oreille et observer les signaux émis par celui qui parle. Notre qualité d’écoute s’est-elle améliorée pendant la crise du Covid19?

Diverses études mettent la capacité d’écoute sur la liste des caractéristiques du leadership efficace. Elle figure parmi les principales attentes des collaborateurs. L’International Listening Association estime à 85% ce que nous apprenons par l’écoute.

Nous avons donc tout à gagner à écouter ceux qui comptent pour nous : collaborateurs, pairs, clients, concurrents… Or, face à la pression du travail, écouter est un investissement de temps que l’on serait tenté de compenser en n’écoutant que d’une oreille. Par exemple en consultant ses e-mails tout en assurant «mais si, je vous écoute, continuez…».

Par ailleurs, combien sommes-nous à écouter pour pouvoir répliquer, plutôt que pour comprendre ? A écouter tout en tirant déjà des conclusions? A subir la pression (parfois auto-imposée) de savoir, d’agir, de résoudre, de décider, vite. Écouter demande du temps : celui de la réflexion qui aide à prendre de meilleures décisions. A l’inverse, parler est associé à l’action et procure un sentiment de contrôle.

A quoi sert l’écoute?

  • à comprendre sans nécessairement être d’accord ;
  • à prendre de meilleures décisions et donc à être plus efficaces;
  • à comprendre les motivations de ceux qui peuvent aider ou entraver notre action;
  • à stimuler autour de nous une culture de confiance et de responsabilisation…

Je peux me tromper mais si écouter est une décision consciente, elle est donc à la portée de chacun. A condition de:

  • renoncer un instant aux certitudes comme aux distractions qui entravent l’écoute;
  • considérer l’écoute comme partie intégrante du travail, non comme une perte de temps;
  • tirer parti de ce que nous entendons pour poser des questions qui ouvrent (« quels sont les éléments qui vous ont fait … ?») plutôt que celles qui enferment (« pourquoi avez-vous… ? ») ;
  • encourager le temps de réflexion avant de se presser à répondre ;
  • écouter la réponse aux questions avant de sauter vers les conclusions, les solutions ;
  • se rappeler le proverbe : « tourner sept fois la langue dans la bouche avant de parler ».

 

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