télétravail

7 pistes pour optimiser (et retrouver) son temps

Carla Hilber del Pozzo

Combien de fois se dit-on qu’il faudrait plus de 24 heures dans la journée pour venir à bout de la liste de choses à faire? Et celle du lendemain s’allonge, comme si une 25ème heure allait surgir par magie. La question ne se pose pas les week-ends dont l’objectif déclaré est de ne rien faire!

Le télétravail nous a permis de grapiller le temps des trajets. Et voici qu’en 2022, le temps semble vouloir rattraper sa course, dans un élan collectif qui bouscule ce qui est planifié. Janvier et février engloutis, nous voici déjà en mars.

Où donc passe le temps ? Avons-nous procrastiné? Prévu trop de choses? L’intérêt n’est pas tant de se fustiger que de comprendre quels leviers sont à notre portée. En l’absence de recette universelle, voici des pistes non exhaustives qui aident mes clients:

  • Prendre son élan, avant de se lancer bille en tête dans sa journée. Revalider par exemple les éléments de notre liste par urgence et importance. Etre au clair quant aux objectifs à atteindre, et au besoin les préciser. Et, pour les perfectionnistes, définir le niveau de détail satisfaisant.
  • A quel point y a-t-il le feu ? Avant de sortir les grands moyens, quelle est l’urgence ou l’importance de la situation? Quelle est la partie qui nous incombe ? Et celle qui pourrait être déléguée?
  • Distinguer les leviers d’action: notre productivité est-elle contrariée par des éléments intrinsèques, extrinsèques, ou les deux à la fois? On peut être (intrinsèquement) productif et se heurter à une informatique défaillante ou des demandes imprécises et qui changent intempestivement (causes extrinsèques). Les leviers seront différents si nous nous laissons interrompre par des emails entrants, des appels, des messages personnels, des activités sans rapport, n’osons pas dire non, ou s’il est question de notre motivation…
  • Travailler par séquences : ce recours permet de canaliser les distractions. Il favorise la concentration pendant un temps fixe, suivi d’une pause définie, idéale pour contrôler ses messages, se restaurer, bouger, avant de repartir pour une séquence de travail.
  • Procéder par lots de tâches : technique intéressante pour tous ceux qui sautent d’une tâche à l’autre, perdant au passage du temps et de l’énergie à se reconcentrer. Elle consiste à grouper les tâches par activités plutôt que par dossiers. Ainsi, si nous traitons les dossiers A, B, C qui comprennent différentes tâches (par exemple réunions à planifier et rapports à écrire), il s’agit de prendre connaissance des éléments utiles pour procéder ensuite par tâches (par exemple planification puis rédaction) plutôt que par dossiers.
  • Gérer son agenda c’est aussi bloquer des plages de travail avec la même importance que s’il s’agissait d’un rendez-vous. Sans oublier d’inclure du temps pour absorber les imprévus.
  • Choisir son heure : et s’il s’agissait davantage de gérer son énergie plutôt que son temps ? Connaître ses performances permet de tirer profit des pics pour tout ce qui demande plus d’énergie, ce que nous reportons. Le plus agréable pourra se faire dans les autres moments de la journée. Savoir maîtriser son effet « turbo » permet de produire des étincelles alors que vivre pied au plancher use la mécanique.

Optimiser son temps procure plus de satisfaction pour soi, profite à notre entourage comme à notre travail. Je peux me tromper mais… à l’heure où la semaine de quatre jours est examinée sous l’angle de la productivité, réjouissons-nous que celle-ci concerne autant celle de l’entreprise que celle de chaque collaborateur.

Crédit photo: Pixabay Bohed

Le télétravail peut-il nuire aux carrières féminines ?

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En un an de télétravail, bon an mal an, chacun a aménagé sa place de travail à domicile et adopté de nouvelles routines.

A mesure que le monde « d’avant » s’estompe, comment sera celui « d’après » pandémie? Y aura-t-il des solutions « à la carte », des formules hybrides? Et si le choix nous est donné, qui, dans le couple, retournera au bureau?

Gare, avant de décider! Selon une récente étude française de Boston Consulting Group*, l’affaire ne se résume pas à de simples considérations pratiques (parfois tentantes), mais bien à l’impact du télétravail sur les carrières féminines.

Les auteurs soulignent en particulier la difficulté à effectuer leur travail : les femmes sont 1,3 fois moins nombreuses que les messieurs, à disposer d’un espace de travail dédié à la maison. Elles sont donc 1,5 fois plus susceptibles d’être interrompues, avec le risque accru d’erreurs, de distractions et la difficulté à se (re-)concentrer. Le télétravail offre, certes, un supplément de flexibilité dans l’organisation du temps. En revanche, il sollicite toute notre autodiscipline pour savoir où débutent et finissent le travail et le repos, et pour limiter le cumul des tâches professionnelles et privées, à l’origine de la charge mentale.

Autre aspect, à considérer : développer sa carrière c’est davantage qu’avoir bien fait son travail. Cela passe aussi par une bonne visibilité et audibilité. A quel point les femmes ont-elles pris la parole en visioconférence l’année écoulée ? 29% de moins que les hommes. Les raisons sont multiples mais en termes de carrière, en prendre conscience permet d’agir en conséquence.

Enfin, l’étude indique que le télétravail génère un sentiment d’isolement, 6% plus marqué chez les femmes. Fortes de ce constat, ont-elles cultivé leur réseau virtuel et réel? Certainement! Mais 13% de moins que les messieurs. S’agissant de gérer sa visibilité et son audibilité, développer son réseau (réel et virtuel) est une étape clef, dont les techniques s’apprivoisent.

Pour faire face aux défis des nouveaux modes de travail, l’étude préconise une prise de conscience forte à tous niveaux, et l’adoption de mesures d’accompagnement qui ont fait leurs preuves, comme le coaching, pour éviter les décrochages professionnels en particulier ceux des femmes.

Photo: Pixabay/Anrita

*Echantillon de 2002 femmes et hommes travaillant dans des bureaux, tous secteurs et types d’entreprises confondus.

Année 2020 : à faire disparaître ou à retenir?

Carla Hilber del Pozzo 1 commentaire

Rarement nouvelle année aura fait l’objet d’autant d’espoirs que 2021. Des attentes exprimées avec force dans les vœux qui s’échangent aujourd’hui. Sur fond de Covid, de troisième vague, et de nouvelles souches, l’humanité est impatiente de bondir à pieds joints en 2021.

Alors que s’égrènent les dernières heures de 2020,le vœu omniprésent concerne la santé. Il côtoie des nouveaux venus de circonstance : « sérénité », « patience », et « retrouvailles ». Manquent totalement à l’appel des classiques tels que « succès », « joie » et, en particulier, « prospérité ». Exit également les vœux superlatifs, façon tout-en-un, appelant à une année « merveilleuse » qui verrait « tous nos vœux exaucés »…

L’envie de voir « disparaître » 2020 au plus vite l’emporte. Or sur un plan global, il faudra bien plus que 2021 pour surmonter 2020, et certaines pertes ne disparaîtront pas.

2020 a beaucoup emporté sur son passage. La faire disparaître serait ignorer ce qu’elle nous a appris et ce qui s’est mis en route. Elle a été l’occasion de multiples premières fois. C’est en 2020 que la plupart d’entre nous avons appris à (vraiment) télétravailler, faire l’école aux enfants, improviser un espace de travail, combler le retard technologique, animer des équipes à distance, passer 24h/24 avec nos proches, les découvrir dans des interactions autres que les repas du soir, les week-ends et les vacances. En 2020, nous avons multiplié la prise de décisions dans des situations inédites, nous sommes organisés, puis réorganisés encore et encore, au gré de circonstances changeantes. Bien que l’activité économique ait souffert, nous avons fait preuve de créativité, réinventé ce qui pouvait l’être, élargi ou recentré notre travail.

Sur le plan personnel, il faut un effort conscient pour voir ce que la crise a fait émerger : 2020 a remis le superflu et l’essentiel à leur place, nous rappelant l’importance de cultiver son intérieur… Notre besoin de contact a souffert, et souffre encore, mais nos liens se sont exprimés autrement. Partager la même réalité, nous a reconnectés avec des amis, la distance géographique n’ayant plus d’importance.

A mesure que la pandémie s’étirait, nous n’avons eu d’autre choix que d’exercer encore et encore notre patience, notre tolérance, notre capacité à relativiser, nos moyens de relâcher la pression. Certains ont fait du jogging comme si leur vie en dépendait. Nous avons cherché notre salut dans la nature. Nous avons canalisé nos nerfs en rangeant, triant, jardinant. Certains ont trouvé la paix dans les travaux d’aiguille et assurent qu’ils ne pourront plus jamais s’en passer.

En 2020, nous avons investi comme jamais nos cuisines, consommé localement. Nous avons opté pour des vêtements plus amples (au moins pour la partie invisible à l’écran) et des chaussures confortables. Reprendrons-nous les codes vestimentaires d’avant le télétravail là où nous les avons laissés ? On s’interroge face à l’exode vers les campagnes constaté dans différents points du globe.

Je peux me tromper mais éjecter 2020, serait biffer un an de notre vie. Alors autant se concentrer sur l’expérience à en extraire, pour mieux remonter la pente. Car 2021 ne se fera pas sans nous.

Crédit photographique : Pixabay/hkama

L’art de remettre au lendemain

Carla Hilber del Pozzo

Connaissez-vous la procrastination consciente ? C’est l’art de remettre au lendemain, en toute conscience, et un acte de liberté dans un monde qui nous presse de construire carrière et famille, vite, vite, entre 25 et 40 ans, avant de basculer dans le « grand âge ». C’est le propos que la philosophe et psychanalyste Hélène L’Heuillet développe dans « Eloge du retard » (Albin Michel).

Une idée séduisante où l’on décide consciemment de remettre une obligation à plus tard, au profit d’un moment pour soi, à savourer pleinement. Car le grand malentendu consiste à penser que le procrastinateur (ou la procrastinatrice) se résume à un être désorganisé, paresseux, voire dépourvu de volonté. D’où le faible succès des injonctions qui lui sont faites de « se secouer », « se remuer », « se dépêcher » sinon…

Pour Fuschia Sirois, professeur de psychologie à l’Université de Sheffield, procrastiner n’est pas éviter une tâche mais éviter les émotions négatives qui y sont associées telles que manque de confiance en soi, sentiment d’incompétence, peur d’échouer… Au classement des tâches les plus procrastinées, outre celles qui ne nous intéressent pas, figurent celles qui sont mal définies, mal attribuées, ambiguës, impliquent un saut dans l’inconnu.

Vu sous cet angle, nous sommes tous des procrastinateurs en puissance. Savoir s’autoréguler consisterait alors à être conscients de notre manœuvre d’évitement de la tâche, à définir ce qu’elle évoque, avant de la décomposer en étapes (gérables) aboutissant au résultat.

Procrastiner ne rime donc pas automatiquement avec lambiner. A la fin d’une bonne journée de procrastination, un procrastinateur zélé peut avoir réorganisé ses dossiers ou ses armoires par codes couleurs, et ce, à la perfection. Comme «LA» tâche n’aura pas avancé d’un pouce pour autant, le zélé sera, au choix, frustré, coupable, stressé, irritable, saturé de grignotage, etc. Et bien décidé à se lever une heure plus tôt le lendemain!

Je peux me tromper mais quand je me surprends à ranger frénétiquement , je “m’autorégule” en observant en quoi cela contribue à LA tâche qui m’attend. Et parfois, le rangement sert à trier mes idées, canaliser le stress, dompter la peur. Tout l‘art de la procrastination consciente consiste alors à savoir en sortir au bon moment.

Crédit photo: Pixabay/Thepixelman

Télétravail : le « paradis perdu » du bureau

Carla Hilber del Pozzo

Nous avons survécu au semi confinement avec philosophie, chacun y mettant du sien, se focalisant sur la chance d’être avec ses proches, en bonne santé, d’échapper aux trajets… Et avec l’idée que ce serait transitoire.

Nous en sommes sortis, les corps endoloris d’avoir travaillé, qui dans sa cuisine, qui dans son canapé. Or, pour beaucoup, le télétravail se poursuit, totalisant cinq mois de tête à tête domestique. De quoi se souvenir avec nostalgie du bureau, ce “paradis perdu”, lieu de socialisation, d’oxygénation, de séparation claire entre les sphères: la journée au bureau, la soirée à la maison. Chaque univers dans une boîte bien distincte.

Souvenez-vous de la porte palière de la maison. La franchir de bon matin c’était passer de l’autre côté du miroir, vers cette part de notre journée qui n’appartient qu’à nous. Celle qui nourrit les conversations du soir. Or, avec le télétravail, rien ne nous échappe de la vie professionnelle, sociale, domestique, scolaire de nos proches. Adieu toute part de mystère !

Et puis sont arrivées les vacances d’été, ce temps béni permettant de… se retrouver, de… partager du temps en famille. J’admire ceux qui les ont passées en camping car, histoire de resserrer -encore ?- les liens.

Après cinq mois à travailler et dormir dans la chambre à coucher, Alix fait partie de ceux à qui il tarde de retourner au bureau. « De retour » de vacances (passées sur place), elle jubile ! Face au télétravail qui se prolonge, elle a cassé sa tire-lire pour louer un bureau transitoire dans un immeuble en attente d’être rénové. Un lieu bien à elle, séparant vie privée et professionnelle, son bout de « paradis perdu ». Après 5 mois d’un trajet se résumant à glisser du lit vers son bureau, elle peine à arriver à l’heure, s’étonne encore du silence, se réhabitue à la solitude .

Autre cas de figure, Charles est indépendant. Pendant le confinement, il a librement navigué entre son domicile et son travail, pourtant déserté par les clients. Ayant subi de plein fouet les effets de la crise, son paradis perdu est plongé dans le silence, vidé de ses clients. Dans ce calme assourdissant, son esprit tourne à plein régime à la recherche d’un moyen de rebondir. En attendant, il a équipé les pièces inoccupées de fauteuils relax, qu’il destine à des télétravailleurs en manque d’endroits où s’isoler (ni coworkings, ni cafés, ni spas, ni fitness) pour lire, réfléchir ou ne rien faire, au calme et sans obligation de consommer.

Je peux me tromper mais, l’incertitude qui se prolonge, nous met au défi de trouver, chacun à notre mesure, notre bout de « paradis perdu” pour pouvoir faire preuve d’endurance. ll en faudra.

Crédit photo: Pixabay/dipsindia

Les oreilles du leader

Carla Hilber del Pozzo

Télétravailler nous contraint plus que jamais à prendre la parole de manière organisée pour éviter que les visioconférences ne tournent à la cacophonie. Cela veut dire tendre l’oreille et observer les signaux émis par celui qui parle. Notre qualité d’écoute s’est-elle améliorée pendant la crise du Covid19?

Diverses études mettent la capacité d’écoute sur la liste des caractéristiques du leadership efficace. Elle figure parmi les principales attentes des collaborateurs. L’International Listening Association estime à 85% ce que nous apprenons par l’écoute.

Nous avons donc tout à gagner à écouter ceux qui comptent pour nous : collaborateurs, pairs, clients, concurrents… Or, face à la pression du travail, écouter est un investissement de temps que l’on serait tenté de compenser en n’écoutant que d’une oreille. Par exemple en consultant ses e-mails tout en assurant «mais si, je vous écoute, continuez…».

Par ailleurs, combien sommes-nous à écouter pour pouvoir répliquer, plutôt que pour comprendre ? A écouter tout en tirant déjà des conclusions? A subir la pression (parfois auto-imposée) de savoir, d’agir, de résoudre, de décider, vite. Écouter demande du temps : celui de la réflexion qui aide à prendre de meilleures décisions. A l’inverse, parler est associé à l’action et procure un sentiment de contrôle.

A quoi sert l’écoute?

  • à comprendre sans nécessairement être d’accord ;
  • à prendre de meilleures décisions et donc à être plus efficaces;
  • à comprendre les motivations de ceux qui peuvent aider ou entraver notre action;
  • à stimuler autour de nous une culture de confiance et de responsabilisation…

Je peux me tromper mais si écouter est une décision consciente, elle est donc à la portée de chacun. A condition de:

  • renoncer un instant aux certitudes comme aux distractions qui entravent l’écoute;
  • considérer l’écoute comme partie intégrante du travail, non comme une perte de temps;
  • tirer parti de ce que nous entendons pour poser des questions qui ouvrent (« quels sont les éléments qui vous ont fait … ?») plutôt que celles qui enferment (« pourquoi avez-vous… ? ») ;
  • encourager le temps de réflexion avant de se presser à répondre ;
  • écouter la réponse aux questions avant de sauter vers les conclusions, les solutions ;
  • se rappeler le proverbe : « tourner sept fois la langue dans la bouche avant de parler ».

 

Crédit photo: Pixabay/rpeppi

Le Covid 19 favorise-t-il vos conversations ?

Carla Hilber del Pozzo 2 commentaires

Confinement, crise et distance sociale obligent, nous sommes nombreux à appeler davantage nos proches pour prendre des nouvelles, à parler avec nos voisins, à rompre l’isolement par visioconférence.

Cette situation sans précédent nous donne l’occasion d’avoir des conversations de qualité, de celles qui demandent plus de temps que le simple échange d’information. Et cela tombe bien: nous n’allons nulle part et le temps -bien qu’occupé autrement- s’écoule plus lentement que d’ordinaire.

En temps normal, croiser un collègue se réduit à un enchevêtrement de: « Ca va? Oui ça va. Et toi ça va? En forme?». Une formalité dont personne n’écoute la réponse (souvent un «Ca va » de plus…).

Aujourd’hui, ce type d’échange ressemble plus souvent à : « Comment ça se passe pour toi ? Et ta famille ? Comment es-tu organisé?» etc. L’enchevêtrement fait ainsi place à une vraie question, à l’empathie. Et à une (vraie) réponse que nous écoutons (vraiment) et qui amène, à son tour, une question. La conversation est donc cette alternance de temps de parole et d’écoute qui permet un échange d’opinions, d’émotions, d’expériences, de bienveillance aussi. Si cette danse est réussie, elle nous laisse un sentiment de bien-être, de connexion. C’est un voyage ou plutôt une aventure, dont la destination et les escales sont inconnues.

Quels que soient le contenu ou le nom de notre interlocuteur, ce dont nous nous souviendrons durablement c’est la manière dont la personne nous a fait sentir. Pensez à cette personne que vous avez découverte sous un jour différent à la faveur d’une conversation de qualité. A cette rencontre sentimentale qui s’est vite dégonflée sous le poids d’une conversation laborieuse. A cet entretien de travail tant redouté qui a magiquement pris la forme d’une conversation fluide. A cette conversation à laquelle vous avez tant peiné à participer, cherchant quelque chose à dire (et le moyen de vous en extraire).

En ces temps de télétravail, certains managers prennent le temps d’organiser des «machines à café virtuelles» dont le but est l’échange. Bien mieux qu’une réunion de travail axée sur des tâches et des résultats, ces conversations permettent de se rapprocher, de plaisanter, de sentir la nuance dans une voix, de dénouer un conflit potentiel.

Encore faut-il savoir tendre l’oreille car converser n’est pas qu’aligner des mots. C’est une posture, le choix que l’on fait d’être ouvert, curieux des questions comme des réponses. C’est oser engager l’échange. Et accepter d’être jugé.

Je conclus en reprenant l’expression qui clôt nombre de conversations de l’ère Covid : prenez soin de vous.

Photo: Pixabay splongo