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7 pistes pour optimiser (et retrouver) son temps

Carla Hilber del Pozzo

Combien de fois se dit-on qu’il faudrait plus de 24 heures dans la journée pour venir à bout de la liste de choses à faire? Et celle du lendemain s’allonge, comme si une 25ème heure allait surgir par magie. La question ne se pose pas les week-ends dont l’objectif déclaré est de ne rien faire!

Le télétravail nous a permis de grapiller le temps des trajets. Et voici qu’en 2022, le temps semble vouloir rattraper sa course, dans un élan collectif qui bouscule ce qui est planifié. Janvier et février engloutis, nous voici déjà en mars.

Où donc passe le temps ? Avons-nous procrastiné? Prévu trop de choses? L’intérêt n’est pas tant de se fustiger que de comprendre quels leviers sont à notre portée. En l’absence de recette universelle, voici des pistes non exhaustives qui aident mes clients:

  • Prendre son élan, avant de se lancer bille en tête dans sa journée. Revalider par exemple les éléments de notre liste par urgence et importance. Etre au clair quant aux objectifs à atteindre, et au besoin les préciser. Et, pour les perfectionnistes, définir le niveau de détail satisfaisant.
  • A quel point y a-t-il le feu ? Avant de sortir les grands moyens, quelle est l’urgence ou l’importance de la situation? Quelle est la partie qui nous incombe ? Et celle qui pourrait être déléguée?
  • Distinguer les leviers d’action: notre productivité est-elle contrariée par des éléments intrinsèques, extrinsèques, ou les deux à la fois? On peut être (intrinsèquement) productif et se heurter à une informatique défaillante ou des demandes imprécises et qui changent intempestivement (causes extrinsèques). Les leviers seront différents si nous nous laissons interrompre par des emails entrants, des appels, des messages personnels, des activités sans rapport, n’osons pas dire non, ou s’il est question de notre motivation…
  • Travailler par séquences : ce recours permet de canaliser les distractions. Il favorise la concentration pendant un temps fixe, suivi d’une pause définie, idéale pour contrôler ses messages, se restaurer, bouger, avant de repartir pour une séquence de travail.
  • Procéder par lots de tâches : technique intéressante pour tous ceux qui sautent d’une tâche à l’autre, perdant au passage du temps et de l’énergie à se reconcentrer. Elle consiste à grouper les tâches par activités plutôt que par dossiers. Ainsi, si nous traitons les dossiers A, B, C qui comprennent différentes tâches (par exemple réunions à planifier et rapports à écrire), il s’agit de prendre connaissance des éléments utiles pour procéder ensuite par tâches (par exemple planification puis rédaction) plutôt que par dossiers.
  • Gérer son agenda c’est aussi bloquer des plages de travail avec la même importance que s’il s’agissait d’un rendez-vous. Sans oublier d’inclure du temps pour absorber les imprévus.
  • Choisir son heure : et s’il s’agissait davantage de gérer son énergie plutôt que son temps ? Connaître ses performances permet de tirer profit des pics pour tout ce qui demande plus d’énergie, ce que nous reportons. Le plus agréable pourra se faire dans les autres moments de la journée. Savoir maîtriser son effet « turbo » permet de produire des étincelles alors que vivre pied au plancher use la mécanique.

Optimiser son temps procure plus de satisfaction pour soi, profite à notre entourage comme à notre travail. Je peux me tromper mais… à l’heure où la semaine de quatre jours est examinée sous l’angle de la productivité, réjouissons-nous que celle-ci concerne autant celle de l’entreprise que celle de chaque collaborateur.

Crédit photo: Pixabay Bohed

Vers une épidémie de notes?

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Mesurer la performance par des notes, lettres, points, indicateurs divers n’a rien de nouveau. Les professeurs notent les élèves. Les employeurs évaluent leurs collaborateurs. Ils le font en qualité d’experts.

C’est en matière de services, d’interactions, de transactions, que le monde ne semble plus pouvoir se passer de mesurer notre satisfaction. Nous voici donc soudain (experts ?) notant pêle-mêle déplacements, livraisons, professions libérales, dépannages, propreté des lieux, etc. Au prétexte d’amélioration continue, le monde tournerait-il soudain (mieux) autour d’étoiles, points, pouces levés ou en berne, boutons « sourire » ou « grimace »?

Il n’est pas rare que des employés annoncent aux clients qu’une demande d’évaluation de 0 à 10 leur parviendra. Et de préciser que 7-8 est une note moyenne, tandis que 9-10 correspond à une très bonne prestation. Face à l’absurdité, on serait tenté de s’abstenir d’évaluer. A moins que l’absence de note ne s’avère pénalisante pour le collaborateur !?

A coup de « j’aime » ou « je n’aime pas », qui, de la prestation ou de la personne, évaluons-nous au juste? Avec quelle incidence sur son travail, sa rémunération ? A brasser des étoiles, points, sourires et grimaces, j’ai pour ma part l’impression d’agir sur le symptôme plutôt que sur la source, de donner une réaction simpliste à une question souvent multifactorielle. De contribuer davantage à la visibilité de l’entreprise par les moteurs de recherche, qu’à son excellence.

Je suis viscéralement attachée à la qualité du service, à l’amélioration des prestations, y compris des miennes. Et tout aussi consciente de la somme de facteurs qui construisent une réputation, outre les étoiles et les points.

Pensons au client qui évalue à quel point un professionnel a résolu sa situation, sachant que certains problèmes requièrent la collaboration du client. Pensons au patient évaluant un médecin qui, pour des raisons précises, ne lui prescrirait pas le traitement qu’il souhaite. Plaire est certes agréable mais dangereusement réducteur.

Allons un pas plus loin. Imaginons que des conjoints au seuil de la séparation, se notent «pour mieux servir le prochain partenaire». Que notre médecin note notre performance à suivre le traitement prescrit.  Que notre degré de civisme pendant la pandémie soit noté (et par qui ?). Que les enfants évaluent leurs parents et vice-versa. Et si nos notes isolées s’agrégeaient pour nous attribuer une évaluation universelle ? Et si cette dernière nous donnait un accès plus ou moins aisé à un travail, un logement, un crédit, une relation amoureuse? A ce propos, je signale l’ouvrage « La nouvelle guerre des étoiles » de Vincent Coquaz et Ismael Halissat.

Je peux me tromper mais… notre discernement me semble être l’unique rempart pour ne pas répondre à n’importe quoi sans se demander qui et à quoi cela sert vraiment. Pour ne pas s’engouffrer dans des tendances inabouties. Pour raison garder au milieu des étoiles.

Photo : Pixabay/Timusu