Les groupes de travail Task Force sont encore plus bénéfiques pendant les situations de crise. Voici le rôle d'une équipe Task Force pour la reprise des activités et projets en difficulté. Une publication de Elena Debbaut, consultante en entreprise.

Le rôle d’une équipe Task Force pour la reprise des activités et projets en difficulté

Pour la majorité d’entreprises, l’approche traditionnelle dans la gestion de crise consiste à faire venir une équipe externe de consultants spécialisés dans le redressement des projets et entreprises en difficultés, créer une Task Force subordonnée à la direction, et envoyer quelques communiqués à la presse afin de justifier les licenciements en masse.

Ces concepts et méthodes sont moyennent efficaces, et encore plus quand la direction est plus occupée à couvrir ses arrières tout en tentant maladroitement de mettre la faute sur des causes externes et ignore ses propres manquements.

Dans ces conditions, la gestion de crise a toutes les chances d’échouer. Les causes sont multiples. Une des raisons à ce échec est l’absence de décisions audacieuses appuyées par la direction ou le conseil d’administration, ainsi que le manque de compréhension du fonctionnement des structures opérationnelles pendant une gestion de crise.

Cette courte publication fait partie d’une série consacrée à la gestion de crise. Son contenu est un résumé à partir de plusieurs articles académiques que j’ai publiés dans le passé pour le compte des cabinet de conseils en entreprise. La liste partielle de mes publications originales sur ce sujet se trouve en fin de cet article.

Cadre général du groupe de travail de type Task Force

Les groupes de travail de type Task Force peuvent être crées pour satisfaire diverses stratégies d’entreprise, mais sont encore plus bénéfiques pendant les situations comme le redressement opérationnel et la restructuration d’entreprise. Les sections suivantes décrivent quelques démarches pratiques sur la Task Force, et que j’utilise depuis près de 30 ans pour améliorer la gestion pendant les situations critiques pour l’entreprise.

La dimension structurelle sera le point principal lors de la discussion ci-après sur les principaux aspects opérationnels d’une Task Force.

À la fin de ce court article, vous aurez une compréhension plus structurée sur la manière la plus efficace permettant de constituer et travailler avec une Task Force. Cet article résume en quelques paragraphes les aspects suivants :

1 – La gouvernance de la Task Force
2 – Le calendrier de la Task Force
3 – Les activités de la Task Force
4 – La localisation opérationnelle de la Task Force
5 – La gestion financière et opérationnelle de la Task Force

Généralement, une Task Force possède un large éventail de compétences technologiques, managériales et entrepreneuriales variées et pratiques, ainsi qu’une approche transversale et multidisciplinaire qui a fait ses preuves.

1 – La gouvernance de la Task Force

La structure générale de gouvernance clarifie non seulement les rôles, les responsabilités et le résultat global de l’entreprise.

Une implémentation pragmatique de la gouvernance pour la Task Force au début d’un mandat de rétablissement permettra de faire le lien entre la stratégie générale et les efforts opérationnels permettant le rétablissement des opérations courantes (“run the business“). En procédant de cette manière, le succès d’une telle mission se confirme après seulement quelques mois.

En revanche, les programmes dotés d’une structure de gouvernance plus sophistiquée prennent en compte plusieurs facteurs sur l’impact à long terme sur les opérations et la stratégie de l’entreprise.

 

L'implémentation opérationnelle de la stratégie d'une entreprise avec Elena Debbaut, Operating Partner Solutions et Consultante en Entreprise dans la gestion de crise

Lire l’article publié sur LeTemps: Elena Debbaut sur la stratégie d’entreprise: un échec annoncé sans la partie opérationnelle.

 

2 – Le calendrier de la Task Force

Alors que les projets sont soumis à un calendrier bien défini, tous les programmes de gestion de crise et associés aux résultats globaux et financiers de l’entreprise sont souvent soumis à des contraintes de temps chaotiques.

Dans ces conditions, la garantie de la livraison dans les délais d’un produit ou d’un service spécifique est essentielle. Dans ces conditions, la garantie de la livraison dans les délais d’un produit ou d’un service spécifique est essentielle.

Certains obstacles, comme les difficultés liées aux jeux politiques internes, ou encore la nécessité de parvenir à un consensus pour absolument chaque décision risquent de compromettre le calendrier de livraison. Les résultats attendus de la Task Force sont ainsi bloqués par des barrières administratives. Dans ce contexte, une entreprise devrait s’abstenir à appliquer les même méthodes ou habitudes d’un autre temps, et qui ont justement contribué à la crise.

3 – Les activités de la Task Force

Une Task Force typique doit avoir une connaissance approfondie concernant la gestion d’entreprise mais aussi des compétences professionnelles et techniques individuelles et qui peuvent être très rapidement activées en cas de besoin. En effet, les entreprises en difficulté s’attendent à bénéficier d’une approche multidisciplinaire en termes de compétences techniques, managériales et entrepreneuriales.

Lors d’une crise, les membres du groupe de travail devront savoir “comment” et “pourquoi” répondre aux questions opérationnelles sur place, et cela dans les plus brefs délais.

Dans la plupart des cas, sur le plan des activités opérationnelles surtout pendant une gestion de crise, il n’est pas possible de trouver et d’embaucher à brève échéance un employé supplémentaire dont sa mission consisterait en seulement quelques corrections mineures et urgentes. C’est pourquoi, un membre de l’équipe Task Force doit être en mesure de couvrir aussi des tâches opérationnelles peut-être moins glorieuses que celles liées à la gestion stratégique.

 

Le manque de processus dans une entreprise et comment corriger les dysfonctionnements. Une publication par Elena Debbaut, consultante en entreprise

Lire l’article publié sur LeTemps: Voici pourquoi une entreprise a besoin de processus fiables.

 

4 – L’emplacement fonctionnel de la Task Force

Pour un certain nombre de structures à vocation professionnelle, il est possible d’avoir déjà au siège de l’entreprise ou ses unités administratives un PMO (Enterprise Project Management Office) soit un “Bureau de Projets” qui gère le pilotage des processus et activités permettant la livraison des projets.

La grandeur et complexité d’une telle structure PMO peut varier selon des facteurs comme le secteur d’activités, le nombre de collaborateurs, le degré de maturité d’entreprise. En même temps, la mise en place d’une telle structure peut être rapide pendant une situation de crise.

Grâce à cet outil, la Task Force peut ainsi se concentrer sur la constitution et le développement de nouvelles opérations nécessaires pendant la gestion de crise, et éviter ainsi l’échec des projets futurs et le dysfonctionnement dans les opérations courantes de l’ensemble de l’entreprise. Parallèlement à la concrétisation sur le terrain de la stratégie de redressement, une Task Force peut également fournir toute l’assistance pratique requise pour la continuité des opérations et la transformation d’entreprise.

Lorsqu’une Task Force efficace est présente sur place, une entreprise peut gagner un temps considérable en supprimant toutes les formalités inutiles et les jeux politiques interne. En outre, l’entreprise doit éviter d’appliquer “à la carte” les méthodologies habituelles dans la gestion de projet et de programme. Certes, il s’agit de laisser à des tiers le contrôle temporaire et dans un cadre clairement défini, mais pendant une crise il n’y a pas de temps à perdre pour chercher et blâmer les coupables.

5 – La gestion financière et opérationnelle de la Task Force

En règle générale, l’équipe de travail de type Task Force évitera de remplacer l’ensemble de processus existants, ou les pratiques financières, ou les dispositifs de contrôle globales qui existaient avant le déclenchement de la crise.

La Task Force doit immédiatement identifier toutes les relations et les interdépendances entre les projets transversaux du Programme de Gestion de Crise afin d’assurer les corrections essentielles au niveau du calendrier de livraison et les interventions liées au redressement financier.

En conséquence, un facteur important pour le succès de la reprise opérationnelle est la capacité de la Task Force à gérer simultanément les opérations de chaque jour du projet tout en gardant l’attention autant sur le programme global au niveau de l’entreprise que sur sa stratégie globale.

Une Task Force ne doit pas se limiter à seulement applique le principe bien connu de la “gestion par exception” (ad-hoc) mais devra aussi savoir suivre efficacement toutes les opérations sur site, en particulier au niveau du projet ou du programme. En général, la Task Force présente des rapports et recommandations régulières aux dirigeants de l’entreprise ou à la direction générale. Ces comptes-rendus portent principalement sur les changements, les besoins existants et futurs, ainsi que les réponses apportées ou les stratégies à suivre au niveau financier et opérationnel.

 

Elena Debbaut: conseils et quelques méthodes pour réduire les coûts opérationnels dans une entreprise en difficulté

 

Une Task Force agira souvent en marge des processus opérationnels habituels et nécessite une “approche agile” pour stabiliser une crise.Les membres d’une équipe Task Force en situation de crise agissent également de manière préventive sur les déviations possibles et minimisent l’impact négatif, contribuant ainsi à stabiliser les opérations courantes et préparer la transformation. Ses intervenants sont généralement très efficaces lorsque l’entreprise communique sur ses attentes et soutient ce type d’interventions.

Ce qu’il faut retenir sur une équipe de travail Task Force

Certaines entreprises envisagent la mise en place d’une équipe de travail Task Force uniquement lorsque la situation est très critique. Très souvent selon la pratique du terrain, cette décision est prise tardivement, bien qu’une situation de crise ne va pas se résoudre par par elle-même et va même s’empirer.

Il arrive aussi qu’une Task Force soit utilisée pour des projets simples et de petite importance stratégique, alors que ces situations ne nécessitent qu’une meilleure méthodologie et des personnes qualifiées. Par conséquent, une évaluation correcte des besoins globaux de l’entreprise, dans un contexte macro-économique fera la différence entre le succès et l’échec de ces initiatives et programmes de redressement pendant une situation de crise.

En raison de la nature temporaire et hautement agile de cette structure organisationnelle particulière, la Task Force doit bénéficier non seulement du soutien total des cadres supérieurs de direction (le fameux C-level), et le conseil d’administration, mais aussi d’un pouvoir de décision sur le terrain.

L’implémentation et la gestion d’une Task Force est plus complexe et nuancée dans la réalité du terrain, et ce n’est jamais une mince affaire.

 

Conseil entreprise - Elena Debbaut - redressement de projet et entreprises en difficulté

 

Liste partielle des publications de Elena Debbaut dans la série “gestion de crise”

 

Livre et eBook: Plan de continuité et Gestion opérationnelle en situation de crise avec Listes pratiques pour les 50 premiers jours de crise, un livre pratique en format .pdf ou imprimé par Elena Debbaut, consultante en entreprise et gestionnaire de crise

 

 

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Déchiffrez les réalités du terrain, et ce qui se cache derrière les tendances du moment avec Elena Debbaut - conseil restructuration entreprises et projets en difficulté

 

 

 

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Elena Debbaut

Elena Debbaut possède plus de 25 ans de pratique dans le monde des affaires, un fort esprit entrepreneurial, ainsi qu’une expertise technologique polyvalente. Aujourd'hui, elle intervient comme spécialiste en restructuration opérationnelle sur des missions comme le redressement des entreprises et projets en difficulté. Ses clients sont aussi bien les grandes multinationales que les PME.