Beaucoup se retrouvent aujourd’hui contraints dans l’urgence, de mettre en place un travail en équipe à distance pour une durée indéterminée, sans y avoir été préparé. Cet article privilégie la vitesse au détail, pour vous aider à mettre en place un système rudimentaire de travail à distance qui fonctionne.
1/ La distance a des implications psychosociales bien connues. Parmi elles : la surinterprétation des messages, l’amplification des réactions émotionnelle, l’anxiété, parfois l’apathie, les personnalités qui se révèlent
2/ En première approche, l’essentiel de votre travail de manager mettant en place un travail à distance, sera de canaliser ces facteurs humains en rassurant
3/ Si le résultat vous remontant de l’équipe n’est pas exactement ce que vous attendiez au début, la tentation de leur communiquer votre agacement/énervement est grande. En réalité, votre équipe est simplement dans un processus d’essais/erreurs liés aux nouvelles conditions de travail. Préservez la sécurité émotionnelle de votre équipe pour la suite
4/ La manière de réagir de chaque membre de l’équipe à la première tâche à distance en dira long sur la suite : se dresse sur la première tâche, l’étendue de ce que vous pourrez demander à chacun sur les semaines à venir
5/ Cette ” nouvelle donne ” peut justifier une nouvelle répartition des tâches dans quelques jours, mais pas tout de suite (rassurer). Il s’agit simplement pour vous de commencer à y réfléchir
6/ Le climat de travail est encore à l’instabilité, il faut donc donner des repères, des jalons (rassurer). Je vous conseille de mettre en place un moment symbolique, quotidien et à heure fixe : un point de votre organisation, un point de l’actualité, tout ce qui pourra créer du lien sans être envahissant. Ceci sera la colonne vertébrale autour de laquelle vous pourrez construire par la suite
7/ Une mauvaise décision vaut mieux que de laisser l’impression qui vous ne prenez pas en compte la situation (rassurer encore) ; surtout lorsque votre équipe est à distance et qu’elle manque d’informations
8/ En travail à distance, la sphère professionnelle entre dans la sphère privée, les attitudes de travail doivent accompagner ce mouvement : réduire de temps en temps la distance émotionnelle que vous pouvez avoir avec votre équipe, soyez flexible
Ces 8 points vous permettront de garder un certain contrôle sur la première semaine et vous mettront dans de bonnes conditions pour prendre des décisions la semaine suivante.
On a jamais deux fois la chance de faire une excellente première impression
Nombreux sont ceux qui ont pu un jour entendre prononcer cette maxime du monde des organisations. Comme la plupart des proverbes ou des fables, qui survivent et se transmettent de génération en génération, cette dernière contient une grande part de vérité. Ce ne sont pas les équipes de recherche de Princeton et Harvard qui le contrediront. S’intéressant aux cinq premières minutes dans la rencontre avec une personne, elles ont établi que l’opinion que l’on se fait de quelqu’un, se forme avant même que cette personne ne commence à parler. Par ailleurs, il est très difficile de modifier cette première perception. Plusieurs signaux entrent en jeu : la communication non verbale, la manière dont on porte ses vêtements, la distance à laquelle on se tient. Qu’on le veuille ou non, ces signaux sont inconsciemment analysés pour préparer l’opinion.
La première impression, une question de minutes
Les psycho-évolutionnistes diront qu’il s’agit de l’héritage du cerveau de nos ancêtres, dont nous gardons tous quelques traces. En effet, l’environnement hostile dans lequel vivaient les chasseurs-cueilleurs, leur imposait d’identifier en quelques secondes si l’objet qui se profilait à l’horizon était une menace, ou une source de nourriture. Aujourd’hui nous ne sommes plus menacés par des menaces physiques, mais plutôt par des menaces sociales qui nous imposent de s’assurer que nos partenaires sociaux sont dignes de confiance. Le même réflexe se serait donc reporté sur cette nouvelle donne, dans la lignée des recherches ayant donné lieu à la pyramide de Maslow. La rencontre avec sa nouvelle équipe touche donc à des mécanismes mettant en jeu des réactions instinctives. Tout l’enjeu d’une première rencontre en tant que leader, est donc de rassurer son équipe pour éviter de les déclencher.
Faire une excellente première impression, c’est réaliser deux choses simples
Par ma pratique de terrain croisée avec plusieurs années de recherches, il apparaît que ce que vous dites dans les cinq premières minutes détermine 80% de votre première impression, qu’elle soit bonne ou mauvaise. Ces 80% seront par ailleurs très difficiles à modifier au cours des premières semaines qui suivront. Les 20% restant étant constitués par ce que les gens ont entendu dire à propos de vous.
Comment faire en sorte que ces 80% soient les plus positifs possible ? Un petit effort d’empathie nous apportera la réponse.
Vous n’êtes pas le premier leader et probablement pas le dernier que connaîtra votre équipe. Or, en termes de leadership, on est souvent marqué plus durablement par le pire que par le meilleur. C’est donc bien souvent le pire que craint votre équipe lorsqu’elle vous rencontre. Votre première impression consistera donc à la rassurer, en lui montrant que vous êtes différent de ce qu’elle a pu connaître auparavant, et cela repose sur deux points :
Que dire la première fois qu’on s’adresse à son équipe ?
1) La première chose que craint votre équipe est que vous allez en faire des tonnes pour montrer votre crédibilité. Il s’agit souvent du défaut des jeunes leaders, voulant assoir leur crédibilité le plus rapidement possible. De ce fait, ils restent tard le soir, veulent s’investir dans toutes les tâches, mêmes celles qui ne sont pas de leur niveau. Un tel leader sera dans le micro-management, et marchera sur les plates-bandes des membres de son équipe, ce qui est d’autant plus dangereux lorsque son équipe est composée d’experts passionnés par leur domaine. Pour effacer cette crainte, il suffit d’annoncer dès les premières secondes de votre présentation que vous n’êtes pas là pour faire le travail de l’équipe, mais plutôt pour mettre en place les conditions qui permettront à chacun d’exceller dans son domaine.
2) La seconde crainte, est que le nouveau leader soit une menace pour ce que j’appelle ” la structure “. La structure est l’ensemble des procédés, des codes implicites ou explicites, qui ont fait leurs preuves par le temps et l’expérience, et qui maintenant régissent le fonctionnement de l’équipe. La crainte de ses membres, légitimée malheureusement par certains leaders peu performants, est donc que vous vouliez tout révolutionner. Pour caricaturer, il s’agit du fameux ” je vais vous apprendre en deux jours comment cela doit fonctionner “. Pour désamorcer cette deuxième inquiétude, il suffit de dire que vous n’êtes pas là pour révolutionner ce qui fonctionne déjà, et qu’il y aura un petit temps d’observation afin que vous puissiez prendre pleinement la mesure des personnes à qui vous avez à faire.
Deux actions simples, pour se distinguer des autres par le haut
En désamorçant ces deux inquiétudes, vous partez avec une longueur d’avance sur la plupart des autres leaders. Vous neutralisez les craintes de votre équipe et vous faites place nette, pour vous préparer à affronter vos premières difficultés sereinement.
Une équipe rassurée vous aidera face aux premières difficultés
On m’a récemment posé la question de la confiance en conférence. Le participant me demandait si la confiance n’était pas plutôt quelque chose qui se formait avec le temps. Nous venons de voir ensemble comment la construire dès les premières minutes.
