Beaucoup se retrouvent aujourd’hui contraints dans l’urgence, de mettre en place un travail en équipe à distance pour une durée indéterminée, sans y avoir été préparé. Cet article privilégie la vitesse au détail, pour vous aider à mettre en place un système rudimentaire de travail à distance qui fonctionne.
1/ La distance a des implications psychosociales bien connues. Parmi elles : la surinterprétation des messages, l’amplification des réactions émotionnelle, l’anxiété, parfois l’apathie, les personnalités qui se révèlent
2/ En première approche, l’essentiel de votre travail de manager mettant en place un travail à distance, sera de canaliser ces facteurs humains en rassurant
3/ Si le résultat vous remontant de l’équipe n’est pas exactement ce que vous attendiez au début, la tentation de leur communiquer votre agacement/énervement est grande. En réalité, votre équipe est simplement dans un processus d’essais/erreurs liés aux nouvelles conditions de travail. Préservez la sécurité émotionnelle de votre équipe pour la suite
4/ La manière de réagir de chaque membre de l’équipe à la première tâche à distance en dira long sur la suite : se dresse sur la première tâche, l’étendue de ce que vous pourrez demander à chacun sur les semaines à venir
5/ Cette ” nouvelle donne ” peut justifier une nouvelle répartition des tâches dans quelques jours, mais pas tout de suite (rassurer). Il s’agit simplement pour vous de commencer à y réfléchir
6/ Le climat de travail est encore à l’instabilité, il faut donc donner des repères, des jalons (rassurer). Je vous conseille de mettre en place un moment symbolique, quotidien et à heure fixe : un point de votre organisation, un point de l’actualité, tout ce qui pourra créer du lien sans être envahissant. Ceci sera la colonne vertébrale autour de laquelle vous pourrez construire par la suite
7/ Une mauvaise décision vaut mieux que de laisser l’impression qui vous ne prenez pas en compte la situation (rassurer encore) ; surtout lorsque votre équipe est à distance et qu’elle manque d’informations
8/ En travail à distance, la sphère professionnelle entre dans la sphère privée, les attitudes de travail doivent accompagner ce mouvement : réduire de temps en temps la distance émotionnelle que vous pouvez avoir avec votre équipe, soyez flexible
Ces 8 points vous permettront de garder un certain contrôle sur la première semaine et vous mettront dans de bonnes conditions pour prendre des décisions la semaine suivante.
Après la maîtrise de son hypersensibilité notamment par le maintien d’un ” espace de pensée ” et de sa capacité à la vision globale, nous traiterons dans cette seconde partie l’enjeu de la définition des objectifs du leader HPI, que nous appellerons aussi la présentation de sa vision.
Dans la première partie, nous avons vu ensemble que le trait de perfectionnisme était très souvent associé au profil HPI par les spécialistes du sujet. Lorsque la vision est présentée aux autres, ce perfectionnisme crée parfois un malaise dans l’équipe en question, car il se traduit par une définition d’objectifs inadaptée.
On peut être un leader perfectionniste (heureusement !), à condition que ce perfectionnisme soit pensé en fonction de son équipe et non pas pensé hors-sol. Il faut ensuite que cette vision soit expliquée pour que son équipe y adhère complètement. Le perfectionnisme est en effet une lame à double tranchant : d’un côté il peut apporter des solutions novatrices, de l’autre son tranchant peut blesser la sécurité émotionnelle des membres de l’équipe.
le perfectionnisme, une arme à double tranchant
Penser sa vision comme un tailleur de pierre
Les échanges poussés avec plusieurs HPI en situation de responsabilité, indiquent que parfois chez eux la vision prend une place si importante, dans ses détails comme dans sa largeur, qu’elle s’accompagne d’un grand sentiment d’exaltation. Ce sentiment d’exaltation laisserait alors la personne se convaincre que tout le monde devrait logiquement y adhérer. Or les attentes du leader sont alors souvent déçues, ce qui provoque un sentiment d’incompréhension.
Pour l’éviter, il faut que la vision, une fois formée par intuition, soit discutée avec chaque membre de l’équipe. Ce processus d’aller-retour intellectuel entre deux objets va ensuite modeler, ajuster, affiner la vision. Tout se passe comme si l’idée ambitieuse, mûrie en dehors de tout contexte matériel, pure intuition, était comme un bloc de cristal qui prenait forme petit à petit en se frottant à la réalité. Cette phase de préparation intellectuelle, comprend une phase de consultation individuelle des membres de l’équipe. Cette consultation de chacun sur une partie de la vision servira à l’enrichir, mais aussi à la rendre légitime lorsque vous la présenterez puisque vous y aurez associé tout le monde (cf. § Expliquer une vision ambitieuse).
Si l’équipe ne dispose pas de toutes les compétences pour aboutir à la vision, elle se trouve forcément auprès de quelqu’un qui travaille dans votre structure ou auprès d’un partenaire extérieur auquel vous pouvez avoir accès. Si ce n’est pas le cas, il faut alors vous demander si votre vision est bien réalisable.
Une vision se développe seul, mais se mûrit à deux
Aller-retours après aller-retours, les comparaisons se croisant les unes avec les autres, le produit fini prendra une forme plus acceptable. Ce produit fini pourra alors être présenté sans lever les défenses des membres de l’équipe, mais il nécessitera par ailleurs un effort d’explication.
Expliquer une vision ambitieuse
La première chose à faire lorsque l’on veut communiquer une vision dont on sait qu’elle pourrait lever les défenses de son équipe, est d’éviter de l’annoncer dès le début de but en blanc ! Il est tentant de d’abord se débarrasser de ce qui nous occupe pour ensuite tenter de l’adoucir et de ” le faire passer “. Mais la stratégie de d’abord préparer les esprits est beaucoup plus payante. Comment prépare-t-on l’annonce d’une vision ambitieuse ? En expliquant pourquoi la situation actuelle le justifie et en montrant comment y arriver, avec les différentes capacités réunies dans l’équipe.
Dans l’exemple suivant, le leader explique comment partir d’un premier résultat A peut aboutir à sa vision appelée C, en mettant en commun les différences compétences de l’équipes.
Nous sommes actuellement dans le viseur de la direction en raison des mauvais résultats de l’année dernière. Après avoir longuement discuté avec certains d’entre vous, j’ai réfléchi à ce que nous pourrions faire pour nous sortir de cette spirale négative. François nous a montré qu’il avait la compétence A qui a permis à Marc de réaliser la tâche B. Ludivine a ensuite affiné B au contact de notre base de données clients, pour aboutir au résultat C. Si Fabrice et Elise vous travaillez en commun, Il y a de forte chance que vous transformiez C en D. Avec D (D étant la vision), on pourra facilement régler la situation dans laquelle on se trouve.
Cet exemple commence par recontextualiser la situation, en rappelant le travail réalisé. Il détaille ensuite, étape après étape, comment aboutir à la vision. Chaque membre de l’équipe comprend comment ce qui pouvait être impressionnant en tant que ” tout “, n’est en réalité qu’une succession d’étapes beaucoup plus abordables.
En conclusion on peut dire que le leader HPI doit particulièrement prendre en compte l’étape d’explication d’une vision ambitieuse, qui compte pour au moins la moitié de l’effort qu’il faudra déployer pour la réaliser. Plus la vision est ambitieuse, plus l’effort d’explication doit être important. Ceci permettra de lever les réactions défensives qui sont des phénomènes naturels, afin qu’in fine, chacun puisse pleinement exprimer son potentiel.
Comprendre les émotions et mettre en place les conditions pour que les gens puissent donner le meilleur d’eux-même n’est pas chose évidente. Nous avons vu en partie I que la capacité à lire et agir sur ” la matrice émotionnelle ” était parfaitement conciliable avec la logique conceptuelle, à condition de connaître quelques uns de ses principes.
Principe de non continuité : ce que je sais du comportement humain peut se vérifier neuf fois, pour être totalement contredit la dixième
La première condition avant de progresser en intelligence émotionnelle, est d’accepter que l’on peut approcher la vérité, au sens de ” tendre vers ” sans pour autant jamais l’atteindre tout à fait.
Exemple :Une personne qui croise les bras en vous parlant alors que ce n’est pas son habitude, n’est pas forcément sur la défensive vis à vis de vous. Peut-être qu’elle pense à quelque chose qui la contrarie, ou que ce que vous lui dites nécessite chez elle de prendre de la distance pour y réfléchir.
Ce premier principe est très important pour éviter de mauvaises interprétations quand on commence à s’intéresser à l’intelligence émotionnelle.
Principe de renversement : la bonne entente avec une personne consiste plus à désamorcer les craintes, qu’à bâtir votre crédibilité (au début de la relation)
Contrairement à ce que l’on pense en général, qu’il s’agisse d’un contexte privé ou professionnel, le premier enjeu d’une rencontre avec une nouvelle personne n’est pas de se montrer comme “bon”, mais plutôt de démontrer que l’on est pas une menace.
Un bon niveau d’intelligence émotionnelle signifie d’abord savoir désamorcer les craintes au début d’une relation
Le terrain de la rencontre avec une personne est comme un espace truffé de mines émotionnelles. Si vous en déclenchez ne serait-ce qu’une, la relation sera durablement marquée dans le mauvais sens. La psychologie évolutionniste montre que, depuis l’époque où l’homme était une proie soumise à de nombreux dangers, nous avons été conditionnés à identifier rapidement si ce qui apparaît dans notre environnement n’est pas une menace.
Corollaire 1 : Cela explique pourquoi la fameuse “première impression” se fait en quelques secondes et dure plusieurs semaines : l’homme préhistorique devait identifier en quelques secondes si ce qui se profilait à l’horizon était une menace ou pas, question de survie.
Corollaire 2 : De ceci découle que lorsque vous voulez faire une bonne impression dans un groupe, il faut prendre l’historique de ce que les gens ont jugé comme improductif, et faire exactement l’opposé. L’inverse est beaucoup moins efficace ! Ainsi si les gens sont lassés d’entendre de longs discours par des personnes qui cherchent à démontrer leur crédibilité, vos prises de paroles devront être très courtes pour aller à l’essentiel, sans chercher à faire votre propre publicité.
Voici un autre exemple pour vous montrer comment désamorcer les ” mines émotionnelles “ chez votre interlocuteur.
Principe de non finalité : n’attendez pas d’avoir quelque chose de précis à dire à quelqu’un pour le voir
Ce point est beaucoup moins évident qu’il n’y paraît. Si vous vous posez la question de l’intelligence émotionnelle, il y a de fortes chances que vous soyez encore dans ce fonctionnement. C’est en particulier le cas des experts techniques. Les gens qui ont une excellente intelligence émotionnelle n’attendent jamais d’avoir un motif pour aller voir quelqu’un. Ils savent que la finalité arrivera au cours de l’échange. Par ailleurs, on échange des informations de natures différentes face à face, que par mail ou bien par téléphone.
Un simple bonjour en face à face vaut souvent mieux qu’un long message
Si vous êtes par exemple le chef d’une équipe, aller voir une personne simplement pour lui demander quels sont ses éventuels besoins, sera indirectement l’occasion d’assurer votre fonction de contrôle, l’un des pilier de l’ethos du leader.
Principe des jalons : mettre en place des normes booste la sécurité émotionnelle
La sécurité émotionnelle est un concept développé par la psychologue Amy Edmonson. Il s’agit de la certitude que chaque opinion exprimée sera accueillie favorablement par les autres membres du groupe. Des études montrent que la sécurité émotionnelle est le premier facteur d’efficacité d’une équipe.
La sécurité émotionnelle est comme une plante. Elle a besoin d’un d’un terreau fertile pour se développer. Elle ne peut se développer si elle ne dispose pas de l’espace suffisant pour le faire.
Mettre en places des normes, c’est se préparer à affronter les moments difficiles
Pour donner ce cadre nécessaire à l’épanouissement, il suffit de mettre en place quelques normes simples, qui seront comme des jalons auxquels se raccrocher dans l’obscurité. Il peut s’agir d’un simple café tous les matins comme moyen de faire le point. Vous pouvez aussi mettre en place un moment réservé : une réunion sur un domaine précis à un moment fixe, un café dans un endroit particulier avec certaines personnes et pas d’autres. Il s’agit de remplir l’espace et le temps par de la continuité, de la régularité, de la sécurité. En cas de crise, les normes que vous avez semées prennent énormément de valeur, pour se transformer en de réelles bouées de sauvetage. Les normes sont comme des graines que l’on plante pour faire face à des temps difficiles.
L’intelligence émotionnelle n’est pas une discipline théorique, mais essentiellement pratique. Pour progresser, il suffit de connaître quelques bases en lisant (un peu), pour ensuite la mettre en pratique (beaucoup). Vous créerez alors vos propres manières de désamorcer les mines émotionnelles, vos propres normes, autrement dit, votre propre style relationnel de compréhension et d’adaptation aux émotions de votre entourage.
